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M One News 18-21 2018/11/22 報酬等支払先の法定調書手続②
【Step 2】ピックアップした報酬等支払先へマイナンバー書類送付
M One News 16-12「マイナンバー収集時の本人確認」で、社員の本人確認手続きを説明しました。
報酬等支払先も、同様の手続きを行わなくてはなりません。
異なる点は、毎日顔を合わせる社員とは違って、直接、会う機会が少ないという点。
必然的に郵送等にならざるを得ないため、時間がかかります。
手続きを誤ってしまうと面倒なため、郵送で収集する場合と、E-mailで収集する場合とで、必要書類やそのポイントをまとめました。
社員同様、①②③のどれかを送っていただく必要があります。
住民票にはマイナンバーが記載されていなければなりません。
そして、その返送には信書便を利用するなどの、リスク対応策を講じる必要があります。
信書便は普通郵便・書留・レターパックなどが該当し、ゆうパック・宅急便は信書便にはあたりません。
コストがかかりますが、会社は「個人番号関係事務実施者」として重い責任が課されているため、やむを得ないでしょう。
信書便利用は当然として、実務上、追跡機能も欲しいため、窓口扱いになる書留よりも、投函で済むレターパックがお勧めです。
返送してもらう書類は、番号確認書類＋身元確認書類。
ただ、以下の書式で送付すれば、身元確認書類だけは省略できるものとされています。
住民票にはマイナンバーが記載されていなければなりません。
また、添付ファイルにパスワードをかけ、添付ファイルE-mailとパスワード通知E-mailを分けるなどのリスク対応を行う必要があります。
パスワードをかけられない、いわゆる「写メ」はダメということです。
一見、郵送よりも簡単に思えますが、撮った写真にパスワードをかけるのは、ワザが必要なため、難しそうです。
詳しくは、「Q&A中小企業のためのマイナンバー制度実務対応ガイドブック」Q10～11を参照してください。
個人的見解ですが、郵送による収集が無難でしょう。
さらに、郵送でのやり取りに時間がかかることを考えると（1回でのやり取りできれいに終わるとは思えませんものね）、11/末までに発送できればいいですね。
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